Er komt niets uit mijn handen. Dat was het gevoel dat de afgelopen dagen aan mij knaagde. Na twee concrete acties kijk ik hier weer helemaal anders naar. Wellicht heb jij hier ook iets aan! In dit artikel vind je deel 2: Slim terugkijken.

Het is verleidelijk om een artikel te schrijven over plannen. Maar dat doe ik niet, hoe leuk (en vrolijk en flexibel) mijn planning er ook uit ziet.

Want ik heb ontdekt dat de voldoening en de inzichten niet zitten in (vooruit)plannen, maar in terugkijken. Niet zomaar terugkijken, maar dit gestructureerd en slim doen. 

Hoe ziet dat er bij mij uit? 

Normaal gesproken kijk ik heel regelmatig terug. Eigenlijk altijd wekelijks, per kwartaal en jaarlijks. Maar ook wel per dag of per maand, afhankelijk van wat er speelt. 

Als voorbeeld neem ik het terugkijken op een week. Ik doe dat letterlijk, met mijn agenda voor me. Ik neem een lege pagina in mijn notitieboek en begin te schrijven wat ik allemaal heb gedaan, gewoon van maandag tot en met vrijdag. Is iets gelukt? Dat schrijf ik het niet zomaar op een lijstje. Maar er komt een + voor. En soms, als ik heel blij ben dat iets is gelukt of het was gewoon heel leuk, dan komen er ook symbolen achter te staan. 

Als ik terugkijk, dan merk ik ook dat er dingen níet gebeurd zijn. Soms dingen die ik me wel had voorgenomen. Dit schrijf ik ook op, met een – ervoor. Hierachter schrijf ik mijn inzicht of mijn actie. 

Na mijn agenda blader ik ook terug in mijn notitieboek. Wat is er nog meer gebeurd? Welke dingen waren er die niet in mijn agenda stonden, zoals bijvoorbeeld telefoontjes of leuke mailtjes? Een eenvoudig lijstje naar aanleiding van mijn week zou er zo uit kunnen zien: 

gestructureerd terugkijken

Deze manier van terugkijken heeft voor mij veel voordelen. Mijn werk heeft veel losse eindjes en als ik niet terugkijk naar wat ik wél heb gedaan, voelt het nooit af. Dat geeft ontzettend veel onrust.

Het slim en gestructureerd terugkijken geeft veel rust en voldoening. Bovendien leer ik ook veel over wat voor mij werkt. Ik zie bijvoorbeeld welke taken ik moeiteloos oppak (en die dus niet eens op een actielijst komen) en welke ik juist voor me uit schuif. Dit helpt om in de toekomst weer keuzes te maken. 

Wat kan jij doen? 

Heb jij nu het gevoel dat er niets uit je handen komt? Ga dan óók eens gestructureerd terugkijken, bijvoorbeeld naar de afgelopen maand. 

Doe dit eerst op basis van je agenda. Wat stond er in? Wat heb je gedaan? Noteer de plussen (gedaan) en als dat belangrijk voor je is ook de minnen (nog niet gedaan). Denk ook echt terug aan deze dagen. Wat is er nog meer gebeurd? Wat heb je geregeld voor je collega? Wie heb je tussendoor verder geholpen? Of welke tool heb je gemaakt? 

Als je klaar bent, kijk je ook op andere plekken. Misschien heb je een (fysiek of online) notitieboek? Blader daar dan eens door. Heb je dat niet? Scroll dan eens langs je verzonden berichten in je e-mail. Of bekijk met wie je hebt geappt op je werktelefoon. 

Maak de lijst zo lang als je wilt! En voeg ook vooral blije gezichtjes, sterren en uitroeptekens toe. Want hallo, je zit hier geen verplichte urenregistratie in te vullen! Maar iets waar je zelf blij van mag worden. 

Heb je weinig tijd? 

Heb je echt weinig tijd? En baal je van deze dag? Heb je het gevoel dat je vandaag weinig deed? Neem dan toch 5 minuten en schrijf alleen op wat je vandaag al hebt gedaan. Kwamen er veel onverwachte dingen tussen je werk door? Ook dat waren waarschijnlijk heel nuttige dingen! Wie heb je daardoor geholpen? En wie nog meer? Met welke mogelijke resultaten, nu en in de toekomst? 

Zeker bij weinig tijd geldt: inhoud gaat voor de vorm. Dus neem gewoon een hoekje van een papier en een saaie balpen of rondslingerende viltstift. En ga schrijven.

Waarom werkt focussen op dat wat wel lukt?

Van nature zijn we veel meer gericht op dat wat nog niet lukt, of dat wat nog beter kan. Dat is een natuurlijke eigenschap van ons brein, maar dit zorgt voor een onbevredigend gevoel. Want er is vrijwel niemand bij wie de ‘to do’ lijst echt af komt. Je hebt waarschijnlijk te accepteren dat dit zo is en dat je prioriteiten moet stellen. Zeker als jouw werk abstracter is dan kan dit erg frustrerend zijn. 

Wat dus helpt is het focussen op wat wel lukt. Maar om de dingen te zien die wél goed gaan, moeten we veel meer ons best doen. De bovenstaande manier van terugkijken kan je daar bij helpen. Bovendien zorgt het voor inzicht in wat voor jou werkt en wat jij als vanzelf zomaar voor elkaar krijgt. Heel nuttige informatie!

Houd je jezelf dan niet voor de gek?

Soms vragen mensen mij wel eens: houd je jezelf niet voor de gek, door je zo te focussen op wat lukt? 

Maar mijn vraag is dan: houd je jezelf niet juist voor de gek door te focussen op wat er niet lukt….? Het voortdurende idee dat je dingen niet af krijgt of dat er niets uit je handen komt is óók maar een gedachte. Een gedachte bovendien, die je weinig positiefs oplevert. Want in tegenstelling tot wat veel mensen denken, raak je daar echt niet door gemotiveerd, zo’n lijst met negatieve punten of to do’s. Je blik wordt juist smaller, je brein minder creatief. 

Terwijl je door te kijken naar wat wél lukt een veel meer ontspannen, creatieve en brede blik krijgt. Waarmee je veel fijnere en creatievere oplossingen gaat verzinnen. 

En dan nog even over dat plannen

Om toch nog even op het plannen terug te komen: dat is best belangrijk. Maar voor mij ligt de focus niet op een volledige to-do, lijst. Het gaat er mij juist om dat je een manier van plannen vindt die jou helpt in je werk en die jou motiveert. 

Een voorbeeld: 

Ik begeleid regelmatig bewegingsagogen die een meer coachende rol (richting teams) zijn gaan vervullen. 

Toen zij als bewegingsagoog aan het werk waren, stonden er in hun agenda vooral afspraken met cliënten. Wat groepen, een aantal mensen individueel. Wandelen, zwemmen, bewegen in de oefenzaal. Heel concreet. Als ze op vrijdag terugkeken op hun week dan gaf dat veel voldoening. Ze wisten precies hoeveel cliënten ze hadden geholpen. 

Nu zij (ook) een meer coachende rol hebben, ziet hun werk er anders uit. Opeens kost het heel veel tijd om in contact te komen met team A. Ook is het vervelend dat team B niet is gaan wandelen, zoals afgesproken. En zijn ze al maanden bezig om een goed beweegplan te maken met de begeleiders van cliënt C, maar echt in beweging is deze nog niet. Als je dan op vrijdag terugkijkt op je week, dan kan je het gevoel hebben dat je weinig voor elkaar hebt gekregen. 

Het probleem ziet hier echter niet in je werk of in je eigen effectiviteit, maar in je eigen blik die nog niet past bij je nieuwe rol. Want misschien heeft een woonlocatie wel dagelijks gewandeld met de hele groep, wat dankzij jouw begeleiding een vast onderdeel is geworden van het dagprogramma. Of heeft de zus van een cliënt hem zoals elke week opgehaald om samen te zwemmen, omdat jij dit twee maanden geleden voor hun hebt geregeld. Dankzij jouw inspanningen van de afgelopen maanden hebben er afgelopen week heel veel mensen bewogen!

Door op een andere manier je doelen en taken te formuleren aan het begin van de week, kan je aan het eind alsnog met voldoening terugkijken op wat je hebt gedaan en bereikt. Want: ik twijfel er niet over dát je veel hebt bereikt, maar je kijkt hier nog naar met de bril van je oude functie als bewegingsagoog. Zet daarom een bril op die past bij je huidige functie.

Samengevat

Heb je het gevoel dat er weinig uit je handen komt? Maak er dan een gewoonte van om aan het eind van de dag of de week op te schrijven wat er wél gebeurd is. Het is voor jezelf, dus doe dit op een manier die bij jouw past. Maak het leuk en inzichtelijk. Geniet van je resultaten en leer ervan voor een volgende dag of volgende week. 

Meer weten? 

  • Wil je zelf aan de slag? Wellicht haal je inspiratie uit online blogs van mensen die werken met een bullet journal. Goed om te weten: Een bullet journal is geen to-do lijst, maar het helpt je om te bepalen waar je aandacht aan wilt geven. Juist als jouw beroep wat ‘vager’ is geworden kunnen een aantal technieken uit deze aanpak je helpen. Belangrijk: laat je niet afleiden door de prachtige creaties online. Denk niet dat het er mooi uit moet zien. Want dan ben je meer met de vorm dan met de inhoud bezig. 
  • Terugkijken op het jaar doe ik met YearCompass, echt een aanrader.
  • Wil je hulp bij een week- of jaarplanning die voor jou werkt? Die past bij je functie, bij jouw ambities én die je motiveert? Ik kan je hierbij helpen. Neem daarvoor direct even contact met mij op.

Print Friendly, PDF & Email
Share
Share
Tweet
Pin